Secrétaire médecin-cheffe de service

• Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant
• Comptant près de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, le constitue un pôle médical centré sur la personne âgée est répartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative
• Le Service de médecine palliative prend en charge les patients adultes souffrant d'une pathologie évolutive incurable, dont le pronostic vital est engagé à court ou à long terme, en hospitalier, en ambulatoire et à domicile
• Vous assistez la médecin-cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service. Vous organisez les rendez-vous, les séances en gérant l'agenda électronique de la médecin-cheffe de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction
• Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecins du Service et faites le suivi administratif des engagements, des formations et des évaluations des médecins
• Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement à la cheffe de service dans les tâches qui vous seront attribuées. Vous avez la charge de la saisie des horaires des collaborateurs rattachés au Service médical et de l'accueil des nouveaux collaborateurs, avec un rôle particulier dans la gestion opérationnelle, administrative et logistique des rotations des médecins internes et des stagiaires médecins. Vous participez aux tâches administratives liées au programme de formation médicale
• Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d'un secrétariat comme par exemple les commandes de matériel, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation
• Au sein de l'équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate
• Vous disposez minimum d'un CFC d'employé ou employée de commerce accompagné d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente
• Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique
• Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe)
• Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi