Adjointe Administrative

Description d'emploi

Rôle

En étroite collaboration avec la coordonnatrice des services administratifs, vous participerez aux services d’exploitation et d’administration du bureau. Vous relèverez du responsable du bureau de Sydney. La portée et les responsabilités associées au poste comprennent notamment:
Responsabilités du poste
- Offrir du soutien administratif continu au personnel du bureau (p. ex. planification des déplacements).
- Gérer et coordonner les demandes administratives de la société mère située à Montréal.
- Collaborer avec la coordonnatrice des services administratifs pour accomplir les tâches liées aux bons de commande, au traitement des factures et aux paiements.
- Collaborer avec la coordonnatrice des services administratifs pour l’accueil et l’intégration de nouveaux employé.e.s (p. ex. configuration du matériel informatique, des appareils mobiles et des postes de travail).
- Maintenir les stocks de fournitures de bureau et en assurer l’approvisionnement.
- Gérer tous les envois par messagerie entrants, sortants, locaux et outre-mer.
- En l’absence de la coordonnatrice du bureau, assumer les fonctions en lien avec les mesures de sécurité, comme la sécurité incendie, les trousses de premiers soins, etc.
- Assurer une reddition de compte rigoureuse des dépenses d’approvisionnement.
- Veiller à la saisie des frais de déplacement des employé.e.s dans l’outil Concur.
- Inspecter chaque jour les salles de réunion pour vérifier qu’elles sont propres et bien rangées. Veiller à ce que tout problème soit pris en charge rapidement et efficacement.

Exigences
- Diplôme de deuxième cycle dans une discipline pertinente (administration, gestion de bureau).
- De 5 à 8 ans d’expérience dans des fonctions similaires. Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération.
- Expérience au sein d’un groupe mondial et dans des bureaux à l’étranger.
- Excellente maîtrise des outils informatiques en général, en particulier Microsoft Outlook, Word et Excel.
- Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit. Connaissance du français, un atout.
- Connaissance de SharePoint, un atout.
- Bonne connaissance des concepts et des processus budgétaires.
- Bonne gestion du temps.

Compétences
- Esprit d’équipe et solides aptitudes interpersonnelles et de collaboration.
- Souci exemplaire du détail et capacité à travailler efficacement sous pression.
- Souplesse et disponibilité.
- Proactivité, motivation, réceptivité et souci des résultats.
- Capacité à résoudre les problèmes de manière judicieuse.

Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.
- Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils répondent à toutes les exigences.
- Si vous êtes motivé.e par cette offre d’emploi, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même