Adjoint.e Administratif.ive

Nous investissons globalement et agissons localement pour un impact durable dans les communautés

En tant que leader mondial de l’immobilier, notre mission est de générer une performance financière à long terme pour nos déposants, soit 6 millions de Québécois, et d’investir afin d’avoir des impacts environnementaux et sociaux positifs pour nos employés et les occupants de nos propriétés. Nous développons et investissons dans des propriétés et des projets qui participent à valoriser de nouveaux territoires urbains dans des quartiers en régénération, tout en créant des espaces de vie en phase avec l’évolution des besoins et des nouveaux usages des occupants. Notre vision : investir dans le but de maximiser la rentabilité et la durabilité tout en ayant un impact global ressenti à l’échelle humaine.

Ivanhoé Cambridge, c’est:

- 69 G$ CA d’actifs dans le secteur des bureaux, centres commerciaux, l’industriel, logistique et résidentiel
- Des investissements stratégiques dans plus de 1 200 immeubles répartis globalement
- Une équipe de talents diversifiés dédiée à créer des espaces rassembleurs où il fait bon vivre, travailler et se divertir
- Des espaces qui favorisent la collaboration et la créativité, dans un contexte de travail souple où la technologie est au cœur de l’expérience

Fais partie de l’aventure

Tes principales responsabilités consisteront à assister le vice-président, Gestion de portefeuille et d’actifs, Asie-Pacifique. Tu devras coordonner son calendrier, les rencontres, tant à l’interne qu’à l’externe, les déplacements locaux et internationaux. Ce rôle requiert les services d’un(e) partenaire d’excellence qui sait comment transiger avec les membres de la direction dans un environnement au rythme accéléré, qui fait preuve d’un grand sens de l’organisation, qui sait collaborer avec les différentes unités d’affaires et capable de résoudre les problèmes avant qu’ils surviennent. Reconnu.e comme autonome et fiable, tu devras savoir utiliser les technologies mises à ta disposition pour répondre aux besoins et faciliter le quotidien de ton supérieur immédiat.
- Les principales responsabilités incluent :_- Offrir, de façon autonome, un soutien de haute qualité en anticipant les besoins du vice-président, Gestion de portefeuille et d’actifs, Asie-Pacifique;- Assumer la prise en charge et la gestion complète du calendrier à savoir : planification, confirmation et gestion des espaces de rencontre et des participants pertinents, lunch et diner d’affaires, temps de déplacement et autres;- Coordonner tous les préparatifs de déplacement à l’échelle locale, nationale et internationale; (itinéraires, obtention des visas, avions, hôtels, confirmation de transfert et service de limousine, etc.);- Assurer les liaisons constantes avec ton supérieur immédiat, lors des déplacements à l'étranger et régler, en son absence, les dossiers pouvant être réglés de façon appropriée;- Répondre rapidement et avec tact aux demandes de nos actionnaires, de nos partenaires et de la haute direction;- Filtrer les appels et demandes de rencontres et accorder la priorité aux gens et aux situations qui requièrent une attention la Présidente et cheffe de la direction. Traiter l’information confidentielle et de nature délicate avec la discrétion qui s’impose;- Faire le suivi des reçus de dépenses et de déplacement aux fins de rapprochements exacts. Classer et suivre les remboursements et les crédits à l’aide de l’outil Concur;- Voir à préparer le vice-président, Gestion de portefeuille et d’actifs, Asie-Pacifique au sujet des interlocuteurs externes et des sujets/dossiers à traiter avant les appels ou rencontres;- S’assurer d’obtenir la signature de son supérieur immédiat dans le cadre des différents processus d’approbation requérant celle-ci;- Collaborer avec les autres adjoints/adjointes exécutifs/exécutives et de direction afin de favoriser une bonne communication, contribuer à la coordination des projets conjoints, etc.;- Coordonner l’organisation de certains événements à l’occasion;- Travailler en étroite collaboration avec la Vice-présidente, Affaires publiques et communication et cheffe de cabinet, et lui offrir un soutien au niveau de l’organisation et des suivis requis par rapport aux réunions du comité de direction et du Conseil d’administration ainsi que pour les dossiers spéciaux de la CDPQ;- Effectuer le travail de soutien administratif demandé, incluant la préparation divers documents tels que les présentations à la haute direction et divers comités, incluant présentations visuelles, des sommaires exécutifs, des lettres, des notes de service.

Le savoir-être de la réussite- Minimum de 10 années d’expérience en soutien administratif exécutif;- Excellent anglais parlé et écrit, habileté en rédaction. Connaissance du français éc